HUBUNGAN HOUSE KEEPING DENGAN DEPARTEMEN LAIN

Hubungan Housekeeping Dengan HRD

Kerjasama housekeeping dengan HRD adalah hubungan ketenagakerjaan seperti perencanaan, pengadaan dan pelatihan. Proses ini mulai dari menyaring, merekrut, orientasi, pelatihan, promosi hingga pension.

Perencanaan berarti bekerja sama dalam menyusun jumlah tenaga kerja yang akan diangkat sesuai dengan kebutuhan di housekeeping. Pengadaan merupakan usaha untuk merekrut tanaga keja sesuai dengan Jumlah seharusnya sedangkan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan agar dapat melakukan tugasnya dengan baik.

Jumlah karyawan harus ideal sesuai dengan kebutuhan departemen. Karyawan yang kurang memperlambat pelayanan dan menurunkan kualitas kebersihan sedangkan karyawan yang terlalu banyak akan meningkatkan biaya operasional.

HRD

• Menyeleksi dan merekrut karyawan yang dibutuhkan housekeeping.
• Menyediakan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keerampilan karyawan.
• Bertanggung jawab dalam pendataan semua karyawan.
• Bertanggung jawab dalam memberikan hak-hak karyawan seperti gaji, Hari libur dan cuti.
• Bertanggung jawab dalam memberikan teguran, peringatan dan PHK bagi karyawan.

Housekeeping

• Membuat struktur organisasi dan kebutuhan karyawan ideal tiap-tiap section di housekeeping.
• Menyediakan job analisis dan spesifikasi kerja untuk setiap karyawan.
• Memberikan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan keteramplan karyawan.
• Memberikan kesempatan bagi karyawan uttuk berkembang dan menjadi lebih baik.

Hubungan Housekeeping Dengan Purchasing

Kerjasama housekeeping dengan purchasing bertujuan untuk menjaga agar persedian barang-barang yang digunakan untuk operasional housekeeping tersedia setiap saat. Persediaan barang ini mencakup kebutuhan untuk kamar tamu dan public area.

Purchasing

• Menerima PR (purchase requestion) dari housekeeping kemudian mencari supplier yang cocok untuk pembelian barang-barang tersebut.
• Menindaklanjuti proses administrasi setiap PR yang dibuat secepatnya.
• Memberitahukan kepada Housekeeping Department, bila pesanan barang-barang sudah datang termasuk daftar nama barang, maupun jumlah tiap barang.
• Memberitahukan kepada Housekeeping Department bila ada barang-barang yang belum terbeli karena stock habis.

Housekeeping

• Membuat PR (purchase requesition) kepada Purchasing Department untuk membeli barang-barang keperluan Housekeeping.
• Menerima dan meneliti spesifikasi dan kualitas barang-barang yang sudah dibeli.

Hubungan Housekeeping Dengan Food & Beverage

Kerjasama housekeeping dengan food & beverage bertujuan untuk membersihkan dan merawat setiap outlet seperti minibar dalam kamar, restaurant, bar, function room, kolam renang dan sebagainya. Adalah tanggung jawab housekeping membersihkan semua outlet itu selalu dalam keadaan bersih.

FB menggunakan linens (napkin dan table cloth) dalam opersional hariannya. Penggunaan linen ini untuk dipakai di restaurant dan meeting room. Maka, persediaan linen-linen yang bersih harus selalu tersedia. Parstok tiap-tiap linen harus cukup agar sirkulasi linen untuk FB menjadi lancar

Food and Beverage

• Memberitahukan linen yang sudah tidak dapat dipakai sehingga dapat diganti dengan yang baru.
• Menentukan motif linen yang diperlukan sesuai dengan outlets.
• Menyediakan function order dari setiap kegiatan yang dilakukan pada meeting room.
• Memberitahukan housekeeping terhadap kebutuhan linen yang diperlukan.

Housekeeping

• Menyediakan kebutuhan linen sesuai dengan permintaan dari tiap-tiap FB outlets.
• Menyediakan rangkaian bunga baik untuk keperluan outlets maupun meeting room.
• Memberitahukan room service untuk mem-pick up peralatan dari room service yang ada di kamar.
• Membuat program pembersihan setiap outlet secara periodik
• Menentukan parstock setiap linen sesuai dengan kebutuhan setiap outlet.
• Menyediakan kebutuhan uniform bagi setiap kegiatan FB.

Hubungan Housekeeping Dengan Sales

Kerjasama housekeeping dengan sales & marketing berorientasi pada usaha untuk memenuhi permintaan khusus dari tamu akan mau datang ataupun tamu yang sudah stay. Secara umum, permintaan tersebut banyak berhubungan dengan keperluan kamar, misalnya setrika, extra

bed, microwave, compliment laundry dan lain sebagainya.

Sales & Marketing

• Memberitahukan apabila akan ada group yang mengadaan konferensi, seminar, dan lain-lain.
• Memberitahukan bila ada group yang akan datang dan persiapan apa saja yang harus dilakukan oleh housekeeping terhadap group tersebut.
• Mengajak calon pelanggan untuk melihat fasilitas kamar melalui show room yang disediakan.
• Memberitahukan setiap kegiatan perusahaan dan promosi yang dilakukan oleh perusahaan.
• Memberitahukan perusahaan-perusahaan yang menjadi top account hotel saat ini agar karyawan daat melayani mereka lebih baik.

Housekeeping

• Membantu sales dalam menyediakan permintaan tamu.
• Mempersiapkan kamar “show room” selalu dalam keadaan bersih dan sia dikunjungi setiap waktu.
• Menginformasikan setiap perubahan yang ada di kamar agar sales dapat memberikan informasi yang benar kepada tamu.
• Meng-update total inventory di housekeeping secara periodik, misalnya : total extra bed, kamar show room, dll.

Hubungan Housekeeping Dengan Engineering

Selain kerjasama yang erat dengan front office, housekeeping dan engineering juga mempunyai kerjasama yang saling menunjang satu sama lain terutama dalam hal perbaikan dan pemeliharaan inventaris aset hotel baik di kamar maupun area publik.

Engineering bertanggung jawab terhadap perawatan dan perbaikan segala kerusakan peralatan, interior dan eksterior hotel di kamar dan publik area agar kerusakan tersebut diperbaiki secepatnya.

Hosekeeping membantu melaporkan semua kerusakan yang ditemukan untuk diperbaiki secepatnya secara tertulis “form work order”.

Engineering

• Melaksanakan perbaikan mesin dan peralatan yang digunakan housekeeping.
• Melaksanakan pekerjaan dari housekeeping berdasarkan Work Order.
• Melatih karyawan housekeeping untuk menggunakan dan merawat peralatan dengan baik dan benar.
• Memerbaiki, merenovasi, mendekor ulang kamar dan perlengkapannya.
• Meminjamkan perlengkapan yang diperlukan pada kamar tamu dan meeting room.
• Memberitahukan perubahan nomor telepon yang telah diprogram.
• Meminta ijin bila akan diadakan uji alarm, test genset, lift dan lain-lain.
• Memberitahukan apabila diadakan pemadaman listrik karena perbaikan mesin.

Housekeeping

• Membuat work order untuk perbaikan dan dan perawatan peralatan, renovasi kamar dan penataan ulang dekorasi kamar.
• Meminta bantuan dalam mengoperasikan mesin-mesin ang akan digunakan.
• Bekerjasama dalam program Preventive Maintenance untuk memperbaharui penampilan dari kamar menjadi lebih baik.

Hubungan Housekeeping Dengan Security

Kerjasama housekeeping dengan security bertujuan untuk memberikan rasa aman bagi tamu yang sedang menginap maupun tamu yang akan datang ke hotel. Rasa aman dan nyaman merupakan usaha mencegah terhadap segala sesuatu yang dapat merugikan tamu dan hotel misalnya pencurian, perampokan, pengerusakan, kebakaran, dan lain-lain.

Sejak isu terorisme mengguncang dunia dengan hancurnya gedung WTC di New York pada 11 September 2001, kemudian ledakan bom di hotel JW Marriott dan Ritz-Carlton Jakarta menyebabkan isu security ini menjadi sangat penting dan menggeser paradigma tamu terhadap keamanan.

Sejak peristiwa itu, manajemen hotel berlomba-lomba mengadopsi dan menggunakan system teknologi securiy misalnya Metal Detector untuk mendeteksi bahan-bahan peledak, CCTV untuk memonitor melalui kamera, Anjing Pelacak dan lain-lain.

Sama seperti kebersihan adalah tanggung jawab semua karyawan, maka keamananpun bukan hanya tanggung jawab departemen security saja tetapi tugas semua karyawan.

Security

• Melakukan pengamanan seluruh area Hotel dan ikut memantau kamar-kamar tamu, terutama yang dihuni agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan serta memantau keluar masuknya tamu di kamar hotel dan mengawasi tamu-tamu yang mencurigakan.
• Melakukan “body checking” karyawan-karyawan pada saat masuk dan keluar dari hotel.
• Menindaklanjuti laporan barang-barang yang hilang baik dalam kamar maupun di luar kamar di area hotel.
• Mengamankan setiap laporan kejahatan yang ada di area hotel.

Housekeeping

-  Melaporkan kepada security apabila ada tamu yang mencurigakan.
-  Memberitahukan kepada security bila ada tamu VIP yang check in.
-  Melaporkan jika ada bawaan barang-barang keluar hotel
   (khususnya milik housekeeping) untuk keperluan out side catering, meeting dan lain-lain.

Hubungan Housekeeping Dengan Front Office

Front Office

- Memberikan laporan kamar – kamar yang check out supaya dibersihkan 
- Memberikan laporan kamar – kamar yang Expected Arrival
- Memberikan laporan kamar – kamar yang Expected Departure
- Memberikan laporan kamar yang di block untuk tamu VIP
- Memberikan laporan kamar yang pesan Extra Bed
- Memberikan laporan perpindahan kamar
- Memberitahukan  Complain dari tamu tentang kondisi kamar
- Menagihkan pembayaran barang yang rusak atau hilang oleh tamu
- Memberikan informasi forecase occupancy


Housekeeping

- Membersihkan kamar – kamar yang check out supaya bisa dijual oleh Front Office
- Mempersiapkan Extra Bed dan mengirimkan bill nyal ke Front Office untuk ditagihkan
- Membuat laporan House keeping Report
- Membuat laporan Room Discrepancy
- Menginformasikan kamar – kamar yang tidak bisa dijual atau OUT OF ORDER
- Menyiapkan kamar – kamar Expected Arrival dan kamar VIP
- Menginformasikan kamar – kamar yang sudah dibersihkan dan siap untuk dijual
- Memberikan laporan tentang barang tamu yang tertinggal di kamar
- Memberitahukan barang yang rusak atau hilang di dalam supaya di tagihkan kepada 
        tamu